Công tác triển khai tổ chức cho Hội trại Lần thứ 24

[cacam]

Mọi thông tin liên lạc, triển khai tổ chức, báo cáo kết quả công việc được thực hiện trong toppic này. Xin Cảm Ơn.

[cacam]

Các công việc cần chuẩn bị cho BTC Hội trại:

• Thông tin liên lạc: Thực hiện càng sớm càng tốt chương trình về các trường, các nơi thông tin công cộng. Nhớ kiểm duyệt áp phích, tờ rơi trước khi phát hành về mặt nội dung, hình thức, Logo, hình ảnh… vì đó là bộ mặt, không thể cẩu thả.

• Tổ chức họp hàng tuần triển khai và thông báo kết quả công việc: việc này hết sức quan trọng nhằm trao đổi 2 chiều thông tin, cập nhật và đánh giá tiến độ, thực trạng, nội dung công việc và có hướng điều chỉnh kịp thời. Không quá lạm dụng vì gây lãng phí thời gian cho người họp. Cô đọng nội dung, chuẩn bị trước các vấn đề cần họp, tổng hợp nội dung góp ý trước khi họp.

• Họp và báo cáo, chia sẽ, huy động nguồn lực online trên Hueoi: là một cách triển khai công việc vô cùng hiệu quả. Tất cả mọi người đều nắm và thông suốt của một bộ máy đông đảo. Sẽ được tháo gỡ và hỗ trợ giải quyết khó khăn kịp thời.

• Chuẩn bị nhân lực cho các vấn đề:

·Ban hoạt động chung: lo đất trại, phân đất trại, dựng trại trung tâm, cổng trại, bàn ghế đại biểu, nước, điện, dụng cụ chiếu sáng, trang hoàng trại, phông màn sân khấu, banner, hổ trợ dựng sân khấu, âm thanh, hoa, màn và máy chiếu projector, củi lửa đêm trại.

·Ban hậu cần: Lo việc mua sắm, thuê mướn vật dụng, dụng cụ, vật liệu, ăn uống sinh hoạt cho trại Trung tâm và BTC.

·Ban chương trình: Lo chương trình tổng thể, chương trình chi tiết cho từng mục hoạt động. Chương trình văn nghệ, chương trình kịch bản lửa trại, MC, điều phối thông suốt chương trình.

·Ban trò chơi, hoạt náo: chịu trách nhiệm tổ chức, truyển thông, hương dẫn, hoạt náo trong các trò chơi nhỏ, trò chơi tập thể, vòng tròn, kết nối các trại…

·Ban tiếp tân: lo việc đón tiếp, hướng dẫn trại sinh và Đại biểu tham dự, hoa tặng đại biểu, phân phát phù hiệu đến tiều trại và cho trại sinh riêng lẽ, cài hoa cho đại biểu.

·Ban văn nghệ: Tổ chức và kết nối toàn bộ các tiết mục của các tiểu trại, viết chương trình và kêu gọi các tiểu trại thực hiện. Biên tập phù hợp với thực tế.

·Ban tài chính: vận động, theo dõi, quản lý, cấp phát và báo cáo toàn bộ hoạt động thu chi tài chính. Đăng tải thông tin và tổng kết tài chính.

• Thông báo và huy động hỗ trợ tài chính từ phía UBND Tỉnh TTH.
• Họp bàn các vấn đề cụ thể của đại diện BTC và đại diện Ban quản lý di tích Đền Hùng để quán triệt quan điểm và đưa ra các vấn đề đặc thù của hội trại để Ban quản lý có giải pháp cụ thể cho từng vấn đề.
• Thư mời các tổ chức ban ngành, đoàn thể tham dự.
• Công văn xin giảm kinh phí tổ chức gửi Ban quản lý khu di tích.
• Lo ăn uống, hậu cần phục vụ tổng thể toàn hội trại: cần 1 hoặc 2 nhà cung cấp thức ăn cho cả ngày và đêm.
• cơ sở hạ tầng phục vụ cho toàn bộ các vấn đề nêu trên.

Dựa trên các điều cơ bản trên, chúng ta tiến hành triển khai và báo cáo công việc, phân công phân nhiệm và rà soát mọi hoạt động nhằm tránh thiếu sót. Các bộ phận, người phụ trách đăng tải chương trình để được góp ý, chia sẽ hay góp sức giải quyết vấn đề.

Mong các bạn tiếp tục bổ sung hoặc hiệu chỉnh thêm nếu thiếu hoặc sai sót.

[chiase_bannhe]

THÔNG BÁO KÍCH THƯỚC VÀ QUY CÁCH SÂN KHẤU TRUNG TÂM

Yêu cầu hoạt động của Hội trại là nhất thiết phải có sân khấu trung tâm, là nơi diễn ra các nghi thức trọng thể của Hội trại và một số hoạt động chính, đồng thời cũng là điểm tập trung, biểu diễn và giao lưu văn nghệ...

Do tính năng đặc thù của sân khấu ngoài trời mang tính linh động phù hợp với mọi địa hình, nên thiết kế, cấu trúc và quy cách sân khấu không thể đáp ứng đầy đủ tiêu chí như mô hình của sân khấu cố định, đặc biệt là phần trang trí sân khấu.

Để BTC hội trại chủ động trong việc thiết kế, trang trí và chuẩn bị phong, màng, baner, băng-rôn, khẩu hiệu...phù hợp với quy cách của sân khấu. Xin thông báo và cung cấp thông tin như sau:

- Chiều cao tối đa từ mặt đất đến mặt sàn sân khấu: 01 mét
- Diện tích mặt sàn sân khấu: Chiều dài 8m x rộng 4m = 32m2
- Chiều cao tối đa mặt dựng phía sau của phong sân khấu (tính từ mặt sàn đến đỉnh sân khấu): 2,7 mét
- Chiều dài (chiều ngang) tối đa của sân khấu: 08 mét
- Chiều sâu (rộng) tối đa của sân khấu: 04m


Lưu ý:
- Với quy cách như trên thì kích thước của phong (phía sau) sân khấu là: Rộng 2,7m x 8m dài
- Kích thước và quy cách của sân khấu là kích cỡ đã thiết kế chuẩn, không thay đổi được.
- Phần trang trí cho sân khấu: Do BTC Hội trại chủ động thiết kế, chuẩn bị phụ kiện, số bong bóng...vật dụng để trang trí thêm cho sân khấu.
- Thông tin trao đổi xin liên hệ số ĐT: 0903711144

Trân trọng thông báo./.

[weekly]

Ban tổ chức trại đã họp lần thứ nhất và đã thống nhất, phân công các công việc bước đầu:

Phân công nhiệm vụ chi tiết, tiếp tục theo dõi, kiểm tra, báo cáo hằng tuần mọi công việc thực hiện của các ban:
Nội dung chuẩn bị:
- Cổng trại chính: ĐH SPKT TPHCM phụ trách ý tưởng, hình vẽ và thực hiện (Quang Luận phụ trách chính). Chủ nhật tới (28-3) sẽ đưa ra những bản vẽ để mọi người góp ý và chọn.
- Ban hoạt động: + Kiểm tra các vật dụng còn lại của hội trại trước (dây kéo co)
+ Lên kế hoạch, thể lệ chi tiết trò chơi hoạt động và khu vực trò chơi dân gian (năm nay trò chơi dân gian có những gian hàng rất thú vị như: ném còn, cầu khỉ tình yêu, xích đu tình yêu, đạp bong bóng...). Chủ nhật triển khai cho các tiểu trại.
+ Đã hoàn thành kịch bản lửa trại, đang tiến hành tìm diễn viên múa lửa...
- Ban thông tin: + Triển khai, thông báo kế hoạch và tờ rơi trên hueoi.com, các email của BLL, mail của các thành viên các trường...
+ Tiếp tục thông báo qua mail và các diễn đàn. Ngày mai (25-3), ban thông tin sẽ trực tiếp đi dán tại các trường, trạm xe buýt, quán ăn Huế...và tìm các mối liên hệ với những thành viên nhiệt tình tại các trường nhằm tạo đầu mối.
+ Liên hệ được với địa điểm thuê bạt, lều trại (ngay khu cắm trại), khảo sát thực tế địa điểm cắm trại, lên kế hoạch dựng sân khấu...
- Ban nội dung: Đang tiến hành làm Banner, thiết kế kịch bản chi tiết cho trại. Vẽ bản đồ hướng dẫn vào khu di tích Đền Hùng
- Ban văn nghệ: Đang lên kịch bản sườn, đinh của đêm văn nghệ. Chủ nhật thảo luận tiếp
- Ban hậu cần: Lên danh sách những thứ cần thiết cho hội trại.
- Ban tài chính: Đang gấp rút xin xin tài chính, nước...
Danh sách các tiểu trại đăng ký đến hôm nay (24/3).
1. Hueoi
2.Huế - Vũng Tàu
3. ĐH SPKT TPHCM
4. ĐH Ngân Hàng TPHCM
5. ĐH GTVT CS2 - CD TCHQ
6. ĐH Kinh Tế
7. HV Hàng Không +
8. ĐH GTVT TPHCM + ĐH Ngoại thương cs2
9. Làng Đại Học
10. ĐH Bách KHoa TPHCM
11. Phú Lộc
................

Ban thông tin tiếp tục nhận đăng ký.

Mọi thắc mắc xin liên hệ: Phước Tuần: 097 29 29 741 - phuoctuangtvt@gmail.com

[cacam]

Công việc chuẩn bị và triển khai như vậy là rất tốt. Hy vọng mọi người cập nhật thông tin công việc làm đến đâu để mọi người cùng nắm tình hình và tháo gỡ vướng mắt nếu có, đồng thời cập nhật luôn tình hình.

Nên yêu cầu người đứng đầu các phần việc và thành viên có trách nhiệm thực hiện cập nhật liên tục thông tin lên diễn đản để chúng ta có thể trao đổi thêm công việc mà không phải họp hành nhiều, toàn bộ công việc đều được hình dung và triển khai.

Đã hoàn tất công văn gửi UBND Tỉnh và các ban ngành, tổ chức, các hội đoàn để xin tài trợ cho Hội trại này. Đang chờ con dấu để gửi công văn đi. Đã thông báo và triển khai việc liên lạc với các ban ngành ở Huế.

Việc thiết kế phông màn, Banner. Vấn đề này rất quan trọng và là bộ mặt ngày trại. Thiết kế nên đưa lên diễn đàn để góp ý và chọn lựa hình thức đẹp và độc đáo nhất trong ngày trại. Chúng ta có cơ sở dữ liệu để thiết kế Banner của hội trại là hình ảnh logo Hội trại chúng ta đã thực hiện trong chuyến đi Phan Thiết. Logo này có thể được cắt Decal và làm phù hiệu cho trại viên.

Việc thiết kế phông màn sân khấu, ngoài chủ đề trại, hình ảnh, các Logo của các tổ chức Đồng hương nên đưa vào làm backround như Logo Ban liên lạc, Logo hueoi, Logo Đồng hương Phú Lộc, Logo Huế Hiếu Học...hiện được thể hiện hết trên Web Site.

Các nhà thiết kế tài năng tiếp tục cống hiến tác phẩm nhân Hội trại 24 lần này. Rất nhiều tác phẩm, sau khi qua góp ý của diễn đàn Hueoi đã trở thành những tác phẩm được lưu truyền với thời gian...

11 tiểu trại, con số còn quá khiêm tốn so với những năm trước. Nỗ lực hơn nữa để chúng ta tổ chức một hội trại viên mãn. Năm nay, hiệu ứng âm thanh, ánh sáng được chuẩn bị chu đáo và lớn nhất trong các năm.

Với ban nhạc Huế ơi, cơn lốc da cam sẽ cháy bừng sân khấu và hứa hẹm một đêm lửa trại thật hoành tráng đúng nghĩa.

Huế ơi và Phú Lộc là hai hạt nhân sẽ đem nhiều điều bất ngờ thú vị đến với bạn.

[hoangtutroc]

hoangtutroc đang giữ 1 dây kéo co, có chi mền mang đi, các bạn trong Ban hoạt động khỏi mua nhé!

[tinhtam]

Mọi người xem thông tin ở đây nhé.



Có thể download file gốc về tại đây:

[weekly]

Ban tổ chức cần thuê gấp 1 máy chiếu! Thành viên nào biết địa điểm thuê thì có thể liên hệ giúp với BTC. SĐT: 097 29 29 741
Thân chào !

[Aries.URB]

Máy chiếu : A Phát 01689669121
4200 Ansi : Một ngày đêm khoảng 1triệu .

[chiase_bannhe]

Nguyên văn bởi weekly

Ban tổ chức cần thuê gấp 1 máy chiếu! Thành viên nào biết địa điểm thuê thì có thể liên hệ giúp với BTC. SĐT: 097 29 29 741
Thân chào !

Bạn ơi cho hỏi chút, máy chiếu là máy projector phải khôn. Nếu cần loại ni thì mình cho mượn cả bộ luôn (không tính phí).